会计核算方法之三：总分类账户与明细分类账户
　　(一)会计分录
　　在企业发生经济业务后，我们往往应该首先分析经济业务涉及的是资产(费用)要素还是权益(收入)要素；其次，确认涉及的是哪一个账户，是该账户的借方还是贷方，金额是多少；至此，业务类型的判断就结束了。该业务的这一判断过程即是我们通常讲的会计分录所要具备的内容，所以会计分录通俗讲即是会计业务的分类记录。会计分录是指对某项经济业务标明应借应贷账户及其金额的记录。在会计实务中，就是将企业发生的经济业务用会计分录的方式转化为会计语言。
　　(二)总分类账户和明细分类账户
　　1．总分类账户
　　总分类账户是根据总分类科目设置的，用于对会计要素具体内容进行总括分类核算的账户。简称总账账户或总账。为了保持会计信息的一致性，可比性，目前总分类账户一般根据国家所规定有关会计制度设置。我们前面讲到的各行业会计制度都对会计科目分类、编号、名称作出统一规定，并对会计科目的使用进行了说明，各企业应按照本企业所执行的行业企业制度中所规定的会计科目和企业所涉及的基本业务设置总分类账。
　　2．明细分类账户
　　明细分类账户是根据明细分类科目设置的，用来对会计要素的具体内容进行明细分类核算的账户，简称明细账。在通常情况下，企业会计业务发生后，如果我们只是对它按会计要素和涉及的科目记入总账账户，仍然不能详细反映企业要了解的具体内容，或记录后不能满足业务分析需要。此时，我们就要对该项业务进行再一次的具体细分，即将它通过明细分类账户记录该业务的详细情况。
　　如：应收账款，如果我们只记录“应收账款”总账科目，仍不能得知是应收甲企业，还是应收乙企业的，那么我们在建立应收账款总分类账户的基础上，还要按客户的名称建立明细分类账户，以便于对应收账款进行管理。可见明细分类账是根据企业内部管理需要设置的，详细说明其业务情况的分类账户。随着具体会计准则的颁布，有些明细账户设置也在具体准则中有详细规定，可参照执行。如“长期债权投资”总账账户，需设置“债券投资”二级明细账户。在“债券投资”下还需设置“债券面值”、“债券溢价”、“债券折价”、“应计利息”、“相关费用”三级明细账。
　　3．总分类账户与明细账户的关系
　　总分类账户与明细账户的关系可以概括为：
　　(1)总分类账户对明细分类账户具有统驭控制作用，明细分类账户对总分类账户具有补充说明作用。总分类账户与其所属明细分类账户在总金额上应当相等。
　　(2)对企业所发生的每项经济业务，都要以会计凭证为依据，一方面计入有关总分类账户，另一方面记入有关明细分类账户，记录时要以相同方向，相等的金额，在同一会计期间分别计入相关的总分类账户和相关明细分类账户。
　　（三）会计凭证与账簿
　　新修订的《会计法》在第二章第十四条和第十五条对单位如何处理会计凭证和会计账簿作出了法律规定。《会计法》第九条规定：“各单位必须根据实际发生的经济业务事项进行会计核算，填制会讨凭证，登记会计账簿，编制财务会计报告。任何单位不得以虚假的经济业务事项或者资料进行会计核算。”
　　1．会计凭证
　　会计凭证是记录经济业务发生和完成情况、明确经济责任的书面证明，也是登记账簿的依据。
　　任何单位处理任何经济业务时，都必须依法取得有关凭证，以书面形式记录和证明所发生的经济业务，并在凭证上签名、盖章，用以对经济业务的合法性、真实性和正确性进行证明，并明确有关单位和人员的责任。任何会计凭证都必须经过有关人员进行审核，审核无误后的会计凭证才能作为登记账簿的依据。合法取得凭证、正确填制凭证、严格审核凭证是会计核算的基本方法之一，也是会计工作的起点。
　　1)会计凭证的种类
　　会计凭证按其填制的程序和用途，可以分为原始凭证和记账凭证。
　　(1)原始凭证：是在经济业务发生和完成时由经办人员直接取得或填制的，用于证明经济业务已经发生或完成情况的原始证明，是会计核算的原始资料，是编制记账凭证和登记相关明细账的依据。在企业里原始凭证可以是自制的也可以是外来的；既有国家统一印制的，也有发生经济业务事项双方认可并自行填制的凭证。根据(会计基础工作规范)的规定，原始凭证应具备以下内容：原始凭证名称；填制原始凭证的日期；填制原始凭证的单位名称或者填制人员的姓名；接受原始凭证的单位；经济业务事项的名称；经济业务事项的数量、单价和金额；经办经济业务事项人员的签名或盖章；等等。
　　(2)记账凭证：是将企业经济业务转化为会计业务语言的过程，是会计人员根据审核无误的原始凭证，按照经济业务的内容加以归类，并据以确定会计分最后填制的会计凭证，是登记账簿的直接依据。当企业的经济业务发生后，会计人员根据复式记账法的原理，确定应借应贷双方科目和应借记或贷记的金额，将原始凭证中所记载的企业经济业务转化为会计语言，以便登记账簿和记录企业经济业务。在实际工作中，因企业规模大小不同，经济业务发生的多少不同，会计核算的繁简程度不同，对记账凭证的格式要求也有所不同。企业规模小业务量不多的企业，可以使用通用记账凭证，也可以使用收付转记账凭证，企业规模较大或企业规模小但业务量较多的情况下，一般选择使用收付转记账凭证。
　　2)会计凭证的审核
　　无论是原始凭证还是记账凭证都是记录企业经济业务的依据，若不真实不正确，则会计所反映的信息则是建立在虚假基础上，会计反映与监督就失去了真实的意义，所以会计凭证必须进行严格审核。
(1)原始凭证的填制和审核。及时取得和填制原始凭证，是会计核算得以正常进行的前提条件。由于在许多情况下原始凭证都是由经济业务事项经办人员取得或填制，涉及的人员较广，所以凡是《会计法》规定应该办理会计事项的经济业务都必须填制或者取得原始凭证并及时送交会计机构。一般说来，为了保证会计核算工作的正常进行和当期会计资料的真实、完整，填制或取得的原始凭证送交会计机构的时间最迟不应超过一个会计结算期。根据基本要求和基本规范填制后还要检验其真实程度，即正确性与合法性，如金额大小写、填制内容是否齐全、手续是否齐全等。因此在企业里取得或填制原始凭证后，首先应由财务人员进行严格的审核，然后根据审核无误的原始凭证编制记账凭证，再据以登记账簿，编制报表。原始凭证审核主要有三个方面：
　　A．审核原始凭证的真实性和正确性。真实性的审核包括凭证日期；业务内容、数据是否真实。对外来原始凭证，必须是符合法律要求的正式发票、收据，且必须有提供原始凭证单位的财务章或发票专用章、填制人员的签章。对于取得的虚假的原始凭证如假发票、大小写与金额不符或经涂改的发票，会计不得入账，否则会计人员要负全部责任。此时会计人员应拒绝受理，并报经有关部门处理。对于错误的原始凭证应要求经办人员退回开具原始凭证的单位或个人进行更正或重新填制。
　　B．审核其合法性。财会部门在接到原始凭证时，必须审查原始凭证所记录的经济业务是否符合国家有关法规和制度，是否违反了规定审核权限，是否履行了规定的凭证传递和审查程序。如企业发生一笔支出，但业务人员获得的是一张“资金往来发票”，单位则不能将其作为支出依据；再如，有一个部门有费用额度限制，使用费用卡片，那么每次该部门人员来报销都应该持有该费用卡片，否财务部门应拒绝受理。
　　C、审核原始凭证手续的完备性、正确性。审核原始凭证各项内容是否齐全，有无遗漏， 日期是否完整，数字大小写是否清晰、一致，有关人员签章是否齐全，凭证联次是否正确等，对于内容不完整，填写有遗漏，手续不齐全的原始凭证，应退还经办人员补办完整后才能受理。

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