经济合同审计是我公司内部审计的重要内容之一,从1992年成立审计处时就开设了这项工作,十多年来,我们在合同审计方面进行了许多探索和有益的尝试,也取得了显著的成效,每年合同审计审查串都达到100%,连续十年被评为山东省“重合同,守信用”企业。2002年以来,我们审计各类经济合同1666份,总金额80多亿元。现将有关情况介绍如下:
一、 合同审计的内容及范围:
市场经济就是法制经济,法制经济在企业经营管理上的体现是通过每份合同来实现的。合同审计是加强企业管理,实行依法经营、以法治企的重要体现。我们以“事前防范,事中监督,事后补救”为出发点,把合同审计同企业的生产经营结合起来,通过合同审计规范企业的经营行为,维护企业的合法权益。企业内部各部门,凡是与企业生产经营及日常管理有关的经济行为,需要以合同形式确认时,都有审计人员参与,并对合同的合法性、严密性、完整性进行审查后,方能盖章生效,严把合同的签订关,有效提高了合同的签订质量,应当说,合同审计的内容是纷繁复杂的,范围是非常广泛的,涵盖了企业管理的方方面面。
二、合同审计的操作流程:
由于各类合同的复杂程度不同,对外涉及的单位情况也是千变万化,每份合同的具体审计流程也就不尽相同,但总体而言,大致包括以下审查步骤: 1、由业务承办部门进行市场考察,对拟签订合同的多家单位进行主体资格、资金能力、市场信誉的审核与比较,择优确定欲签单位,起草合同文本,由承办部门负责人在《签订合同(协议)审批表》上签署意见,报送审计部门。2、由审计部门对合同所涉及的货物,按照“同样的商品比质量,同样的质量比价格,同样的价格比信誉和运距”的比价原则,进行价格综合审计,涉及工程类的,还要进行预算审计,确定后由审计部门的负责人在审批表上签署意见。 3、分别由承办部门的分管副总和总经理在审批表上签署意见。4、由审计处专业法律人员根据审批表中各部门和各领导的意见,对合同的合法性及条款的准确性进行最终的审查,对不合理、不完善的条款提出修改意见,返回承办部门修改。对准确无误的合同盖“合同审查专章”。5、由审计部门的合同章专管员对已盖有“合同审查专章”的合同文本进行盖章生效,并负责分类编号,登记台账。6、每月底各承办部门以报表的形式将当月合同的签订、执行情况上报审计部门。审计部门汇总后报送总审计师,并报上报总经理、董事长。7、审计处对生效合同的执行进行跟踪监督,有权对不严格执行合同的部门和个人进行经济考核。8、对履行中出现问题或纠纷的合同,承办部门及时将情况反馈给审计处,由法律专业人员组织采取相应的措施进行补救。通过以上环节,我公司基本形成纵到底、横到边的全方位动态的合同审计模式。
三、合同审计的保障措施:
为了使合同审计得到全面/顷利实施,我们制定了相应的管理制度,即《合同管理规定》,主要内容有:合同的归口管理,合同主体的资信调查,合同的鉴定、审批、会签、审查、登记、备案,法人授权委托办法,合同专用章管理,合同履行与纠纷处理,合同标准文本及档案管理,合同定期统计与考核奖惩等。还制定了《物价管理规定》、《物资采购管理规定》、《物资运输管理规定》、《市场营销管理规定》、《房地产管理规定》、《建筑工程管理规定》等与之配套的制度,这些规章制度的制定与实施,使我公司的合同审计做到了“七化”,即管理制度网络化,代理行为合法化,合同审批程序化,签约文本标准化,档案管理规范化,考核奖惩严明化,纠纷处理及时化,合同审计工作步入了法律化规范化的轨道。能够做到这一点,离不开厂领导的高度重视和自始至终的大力支持,这才是我们全面推行合同审计,充分发挥管理监督作用的根本保障所在。
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