一、内部控制的内容和特征
作为实现组织目标的维护手段,内部控制与管理相伴生,相依存。内部控制以不同的形式表现,有的控制被制度化,我们称之为内部控制制度;有的则加以工艺规范,我们称之为工艺流程;有的则表现为工作过程,我们称之为工作程序;但更多地表现为习惯性操作,我们称之为惯例。决策、规划、人事安排、生产组织、行为规范、工艺要求、消耗定额、费用标准、指挥协调、制度规定,总结考核、奖惩等,以及管理所涉猎的诸方面,都表现为控制。
对内部控制的需求来自于对内部控制效用的理解。内部控制的最基本的效用是保障财产的安全,有效地配置资源。内部控制的巨大效用并不在于它的查错防弊功能,而是它促使组织提高效能,实现管理的经济性,提高运行的效率,取得组织的预期效果。有效的内部控制应在以下方面发挥作用:有助于为组织目标的实现提供支持;有助于管理意志的有效传达,确保政令畅通;有助于确立信息传递和反馈;有助于规范员工行为;有助于资源的合理配置;有助于组织文化的充分展现。
一套有效的内部控制应表现出以下特征:
1、为组织所提供服务的对象提供便捷。运输要为旅客或客户提供方便,产品要为用户提供方便,管理要为职工提供方便,制定政策要为执行者提供方便。
2、便于支持组织目标的实现。控制应围绕目标进行规划,使全体成员围绕既定目标共同努力。
3、有明确的责任人。便于在出现问题时进行责任的追究。
4、有利于保证资产的安全、完整。
5、提高资源的合理配置效率。
6、有效降低行政运行成本。
二、内部控制审计
与财务收支审计相比,内部控制审计有其自身的程序和要求。它通过确定审计工作重点、了解内部控制、测试内部控制、评价内部控制、提出改进内部控制的意见的系统工作来完成整个审计过程。
(一)确定审计工作重点
组织的内部控制是多方面的,涉及到组织管理的各个方面,确定内部控制审计的重点是困难的。由于审计的目的是要改进内部控制,确定审计的重点首先要确定哪些控制存在着薄弱环节。但由于内部控制随经营活动的发展不断产生变革的要求,固化了的制度总是不能适应经济发展要求,制约或束缚人们的手脚,这样的结果有时比发生重大贪污案件给组织造成的经济损失更大,需要经常审计,发现缺陷,及时改进,这也是内部审计工作越来越被领导所重视的原因。确定内部控制审计重点主要由以下因素决定:
1、组织新目标的确立,需要作出重新调整的内部控制。
2、组织管理者认为控制不便于操作,需要修改或变革的内部控制。
3、组织出现重大损失浪费或经济案件,需要改进的内部控制。
4、经营决策者认为经营中存在风险或损失浪费,需要进一步加强管理的内部控制环节。
5、审计人员在审计工作中发现的内部控制的薄弱环节,并需要进一步的确认内部控制。
6、财务核算过程中,发现管理信息异常波动的内部控制环节。
为确定审计工作的重点,审计人员应及时了解组织各方面对审计工作的建议,沟通信息,作出详尽的计划安排。
(二)了解内部控制
目前了解内部控制的方法主要有三种:文字说明法、调查表法、流程图法。这些方法对内部控制的了解都是有效的。需要说明的是,在了解内部控制过程中,任何一种方法都不能满足审计的要求,只能交叉应用。内部控制的描述是反映在审计人员脑海里的生动图像,内部控制全过程只有在人脑中影现,薄弱环节才会得到充分表达。因此,在了解内部控制过程的同时,更重要的是搜集为支持控制有效运行的控制措施。
(三)测试和评价内部控制
测试内部控制就是根据经营活动运行过程留下的轨迹,沿着不同的控制点,依据管理过程记录的数量化信息搜集样本,再根据样本特征推断总体特征的过程。而评价内部控制则是对内部控制的可行性和有效性进行综合评价。根据职务分离的要求,不同的控制点是由不同的人完成的,某一环节失控,不仅能够明确责任,同时也为改进内部控制提供具体的、可操作的方式。
对内部控制认识存在着误区:一是将内部控制看成制度性文本。认为内部控制就是各种已经成文的制度、规定、管理办法,完善内部控制就是完善管理制度、规定或办法。把内部控制看成成文的管理制度是不全面的,它不仅包括用于管理的各种行为机制,也包括各种惯例和人与人之间的关系。这种自控和他控的结合,是一个正常人的天性所使,也是职责所在。我们不可能要求每一项内部控制都能够文本化,在我们进行审计时,往往采用“自由心”作出判断。二是刻意寻找关键控制点。内部控制测试是证明内部控制有效性的测试,是对控制的全过程测试,不是依据某一人为设定的“关键控制点”进行的测试。关键控制点对于控制过程的有效性具有的代表性较差,测试应根据控制过程所经过的不同环节,确定不同的控制点(有一个控制环节,就有一个控制点),对各控制点同时进行测试,这是内部控制审计与财务收支审计依据的制度基础审计方法所不同的地方。内部控制审计对内部控制的测试必须是全过程的,对内部控制有效性的评价也必须是全面的。虽然我们在测试中可能使用同一样本,但样本经过的不同环节总会呈现出不同的特征。三是将内部控制审计当成确定财务收支审计重点范围的辅助方法。这种认识的结果只能使内部控制审计退变为财务收支审计。
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